Regler för Sundbybergs bilpool (Rev. 2017-08-22)

Bilpoolsidéen bygger på ideellt arbete och därför kan vi erbjuda lägre avgifter än de kommersiella. Skillnaden mellan en ideell bilpool som Sundbybergs Bilpool och de kommersiella som t.ex. Sunfleet och Drive Now är att vi inte har något vinstintresse eller har några anställda.
Medlemmarna nyttjar bilarna och alla delar på uppgifterna som att sköta och underhålla bilarna, värva nya medlemmar och styrelsearbete eller annat.

Om bilpoolen

Sundbybergs bilpool är ideell och drivs som en ekonomisk förening, registrerat på PRV 1998-09-02, vars verksamhet i grunden styrs av lagen om ekonomiska föreningar samt föreningens egna stadgar.
Samtliga medlemmar i föreningen har arbetsplikt (bilvård, styrelsearbete, bilvårdsansvarig, informationsansvariga eller annat). När du ansöker om medlemskap är du välkommen att önska vilken grupp du vill tillhöra. Vår webbplats www.sundbybergsbilpool.se är föreningens anslagstavla där vi informerar om vad som är på gång. Via bilpoolen får du ett lösenord till medlemssidorna. Bilpoolens verksamhet sköts av en styrelse som skall bestå av lägst 4 (3+1) och högst 7 (5+2) medlemmar.

Våra bilar

Bilpoolen leasar en bil (eller flera bilar). Den finns parkerade i garage på Tulegatan. Denna är tillgänglig för medlemmar efter bokning på www.bokabil.se. Detaljerade kartor över bilplacering finns på medlemssidorna på vår webbplats.

Medlemmar

Bilpoolen skall bestå av 15-30 medlemmar och 1-3 bilar. Vi tar kontinuerligt in nya medlemmar när det blir platser lediga. Är du intresserad så gå in under Bli medlem på vår webbplats för att komma in på vår väntelista. Som medlem har du också rätt att låta familjemedlemmar folkbokförda på samma adress som dig själv utnyttja bilpoolens bilar (förutsatt att personen har körkort har fyllt 20 år), men huvudmedlemmen ansvarar alltid för betalning, användning och eventuella skador. Företag (juridiska personer) kan också bli medlemmar. Kontakta föreningen om du vill veta mer om hur du gör som företagare.

Vem får använda bilarna?

Bilpoolens bilar får endast nyttjas/köras av medlemmar och deras medförare, alternativt att de är med i bilen. Medlem och medförare skall självklart ha betalt insatsavgiften. Medföraren måste tillhöra samma hushåll, dvs. vara skriven i samma bostad. Det är med andra ord inte tillåtet att låna ut bilen till t.ex. kompisar eller ens egna barn om dessa inte är registrerade som medförare. Medlemmen eller medföraren måste vara med under färden.

Övningskörning

Övningskörning är endast tillåten efter godkänd ansökan hos bilpoolens styrelse.

Bokning

Bilen bokas om heltimmar: Samt nattpass 00.00-08.00.
Hur bokas bilen?
Bilarna bokas via internetbokningssystemet www.bokabil.se. Medlemmen loggar in med sitt lösenord.
Antal bokningar
En medlem har rätt att anteckna sig för max fem aktuella bokningar. En bokning får längst vara tre dygn och man får max boka tre bokningar i sträck, dvs. högst 9 dygn. Medlem betalar för bokad tid även vid förtidsretur. Om medlem lämnar tillbaks bilen senare än bokningens slut debiteras varje påbörjat pass. 
När bilen använts över bokad tid och nästa medlem som bokat tid inte fått tillgång till bil, kan extra utgifter tas ut och man måste då ersätta den andre medlemmen för t ex hyrbil eller andra kostnader därtill hörande.
Avbokning måste ske senast 24 timmar innan din bokning påbörjas. Om avbokning sker senare blir medlemmen skyldig att betala bokningsavgift för sina pass. För längre bokning gäller bokningslängden = avbokningstid. T.ex. skall en 3-dagarsbokning avbokas senast 3 dygn innan bokningsstarten.

Avgifter/Insats

Alla medlemmar betalar en insats på 2750 kronor. Insatsen får man tillbaka när man lämnar föreningen. Om föreningen går med förlust under verksamhetsåret innan utträdet kan styrelsen besluta att reducera den återbetalade insatsen. Detta enligt svensk Lag (1987:667) om ekonomiska föreningar. Administrationsavgift tillkommer på 250 kr/medlem. Medlem har tre månaders uppsägningstid och kan endast gå ur föreningen vid utgången av kalenderår 1/1. Om din utträdesanmälan är gjord senast den 30 september, upphör alltså ditt medlemskap vid årsskiftet efter din utträdesanmälan, såvida inte en ny medlem tillträder och tar din plats innan dess. Förtidsutträde kan medges om ersättare finns.

Betalning

Du får en faktura varannan månad på års-/månadsgiften och dina bokningar/körningar. Betala den i tid så att bilpoolen kan ha en stabil ekonomi.
Påminnelser sänds ut 5 dagar efter förfallodatum. Du har till 10 dagar efter påminnelsen på dig att betala.
En förseningsavgift på 150 kr tillkommer om betalning inte sker efter påminnelse.
Om betalning inte skett 10 dagar efter påminnelse skickats ut, stängs medlem tillfälligt av (bokning av bil inte möjlig) tills dess att skulden är betald, komplett eller via avbetalningsplan, eller att medlemmen utesluts via beslut av styrelsen.
Efter 60 dagar påförs 8 % ränta från första dagen och skulden går till Inkasso.
Kontakta ordförande/kassören för ev. avbetalningsplan på din skuld.

Om det händer en olycka

Försäkring, självrisk och skadekostnadsreducering
Bilen är helförsäkrade, men om du är vållande till skada vid 2 partsolycka betalar du hela självrisken. När du är vållande till skada vid singelolycka betalar du halva den självrisk som försäkringsbolaget har. Var och en är personligt ansvarig för sina handlingar vad gäller eventuella trafikförseelser och parkeringsböter. Skadekostnadsreducering är obligatorisk och ingår i bokningskostnaden (passen). Är föraren under 25 år står medlemmen för 75 % av självriskkostnaden.

Skaderapport
Om en skada sker på bilen måste du fylla i den skaderapportblankett som finns i handskfacket. Fyll i båda sidor. Skadan gås igenom med bilansvarig och blanketten lämnas över till bilansvarige som vidarebefordrar till styrelsen och vårt försäkringsbolag. Notera också skadan i skadeloggen samtidigt som du meddelar den bilansvarige vad som hänt.

Safety Mobility Service
I vår försäkring ingår assistans. Om du har problem eller om det uppstår fel på bilarna, oavsett vilket fel (mekaniska, elektriska, punktering, bränslebrist, strömlöst batteri) och oavsett om du är hemma eller på resa kan du ringa telefonnumret som finns i bilarna. De bistår med snabb hjälp så att du kan fortsätta din resa med minsta möjliga försening.

Nycklar

I garaget sitter en nyckelbox monterad och i den ligger nyckeln till bilen. Varje medlem har nyckel till nyckelboxen samt garaget där bilen förvaras. Alla bilar har nyckelbox med samma lås. Undantag Solna-bilarna. Dessa öppnas med körkort eller mobilen.
Medlemmen får kvittera ut 1 Aptusbricka (för garagetillträde), samt en nyckel till nyckelboxen. Om medlem förlorar nyckel är medlem ersättningsskyldig till självkostnadspriset 200 kr per nyckel.

Uthämtning av bil

Innan du åker måste du:

  • Kontrollera att bilen är rimligt ren.
  • Kontrollera bilens skick mot skadeloggen.
  • Notera ev. skador i skadeloggen samt bocka av på körjournalen och meddela/ringa/sms:a in skadan till bilansvarige så snart som möjligt eller omedelbart om det är akut.
  • Notera datum ut och mätarställningen i körjournalen.

Bilen är utrustad med instruktionsbok och föreningens bilpärm innehållande körjournal, skadelogg, checklista städning och viktiga telefonnummer och adresser. Läs noga genom dessa handlingar innan du använder bilen.

Återlämning av bil

Bilen lämnas på sin plats i garaget inom tiden för bokat pass. Respektera bokningens längd! Om medlem lämnar tillbaka bilen senare än bokningens slut debiteras varje påbörjat pass. Normalt uttas en förseningsavgift samt även de merkostnader som uppstår för nästa användare.
När bilen återlämnas:

  • Tanka. Bilens tank ska vara minst fylld till en fjärdedel när du återlämnar den.
  • Fönsterrutorna skall vara acceptabelt rena. Se till att kolla det innan ni kommer till garaget.
  • Skaka av alla gummimattor.
  • Gör rent bilen invändigt och utvändigt.
  • Inget skräp eller annat får lämnas kvar.
  • Notera datum in, mätarställning, antal pass mm. i körjournalen.
  • Om det har uppstått några skador (plåt, glas, klädsel etc.) skall detta noteras med ett kryss i körjournal och beskrivning av skada i skadeloggen och bilansvarige skall kontaktas.
  • Se till att fönster är stängda och att bil är låst. Samt att nyckel lämnas i nyckelboxen.
  • Är bilen smutsig utvändigt måste du spola av den eller tvätta den. Det finns plats för att spola av bilen i garaget på Tulegatan. Alla medlemmar i bilpoolen ska vårda bilen och sköta den på bästa sätt. Rengöringshjälpmedel finns i bagageutrymmet.

Drivmedel

Drivmedelskostnaden ingår i kilometeravgiften. Betala alltid i automat, undantagsfall i kassa.
Statoilkort klass C/Bensin 95 oktan. OK/Q8 Kort Drivmedel 1/Bensin 95 oktan.
Bensinkortet är en värdehandling.
Skulle kortet försvinna måste detta anmälas till OK/Q8 på tfn 08-457 60 50 (kontorstid) eller 08-452 60 10 (utanför kontorstid), Statoil 08-429 63 00 samt till bilpoolens kassör!? 
Vid kontakt med OK/Q8 uppge Sundbybergs Bilpool samt bilnummer. Meddela omedelbart bilvårdsansvarig.
Endast om kortet inte fungerar eller vid annan ”nödsituation” får man betala kontant. Sänd in ditt kvitto till kassören och du får summan ersatt.

Skötsel av bilarna för alla medlemmar

Bilen ska vårdas på bästa sätt. Visa hänsyn till de andra medlemmarna och återlämna den i det skick du själv önskar att överta bilen, både utvändigt och invändigt. Bilen ska också köras på ett vårdat sätt för att spara både bil och drivmedel.
Bilen/bilarna är rökfria!
Mindre djur får transporteras i bagageutrymmet och helst i bur. Inga djur i kupén.
Utlandsresor med bilarna måste först godkännas av styrelsen.
Transportera inte smutsiga, vassa eller farliga saker som kan förstöra bilen eller andra medlemmars hälsa.
Kontrollera med jämna mellanrum att strålkastare och blinkers fungerar samt att lufttrycket i däcken är korrekt (se instruktionsbok).
Kontrollera att det finns spolarvätska. Om du behöver fylla på gör du det i motorutrymmet. Spak att öppna motorhuven hittar du under ratten på vänster sida. Inne i motorrummet har spolarvätskebehållaren blått lock. Behållaren rymmer spolarvätska både för fram och bakruta samt strålkastare. Spolarvätska finns i bagageutrymmet.

Service och underhåll

Bilen ska in på service första gången efter ca: 4000 mil, därefter vid, 5500 mil osv. Service bokas av bilansvarige. Meddela om det är något särskilt som måste åtgärdas

Vinterdäck

Det är lag på användning av vinterdäck 1 december – 31 mars. Vinterdäcken får vara på tidigast 1 november och av senast 15 april. Bilvårdsansvarig ansvarar för att däckbyte sker i god tid.

Fel på bilen

Om något verkar konstigt med bilen eller om du vet att något är fel så tveka inte att åka till Bjurkells Bil i Bromma, Gårdsfogdevägen 12-14. Säg till att du är med i bilpoolen så hjälper de dig. Vi har serviceavtal.

Hjälp från Safety Mobility Service
Om det uppstår fel på bilen, oavsett vilket fel (mekaniska, elektriska, punktering, bränslebrist, strömlöst batteri) och oavsett om du är hemma eller på resa kan du ringa det tfn.nr som finns i bilen. De bistår med snabb hjälp så att du kan fortsätta din resa med minsta möjliga försening.
Hjälp från Förvaltaren
Om du upptäcker att något inte står rätt till kring garaget som bilen står i, kontaktar du Förvaltarens Kundcentrum, tfn 08-706 90 00. Det kan t.ex. vara en trasig garageport eller en lampa som är sönder. Detta hjälper Förvaltaren att göra garagen säkra vilket är bra för våra bilar.
BILVÅRD FÖR ALLA MEDLEMMAR
Alla medlemmar i bilpoolen skall vårda bilen och sköta den på bästa sätt. När du haft bilen ska du torka av panelerna, skaka mattorna och plocka bort allt skräp och om så behövs hålla rutorna rena till nästa nyttjare. Rengöringsprodukter finns i bagageutrymmet.
En övergripande bilvårdsansvarig för Tulebilen finns. Bilen kan tvättas i Tulegaraget.
För att få vatten och belysning använder ni er aptusbricka, Centralen sitter på väggen.

Försök också i möjligaste mån att inte boka under helg då många vill boka bilarna.

Material, svampar, bilschampo skall bilansvarig se till att det finns i respektive bil.
Ta med egen hink. Kasta alltid använda svampar. Skölj alltid av bilen först.

Om någon medlem har smutsat ner bilen väldigt mycket ligger det självklart på dennes ansvar att städa ur och torka av invändigt och tvätta bilen.

Om ni inte kan er månad ser ni till att själva byta med varandra.
Meddela bilvårdsansvariga detta. Så vi kan ändra i schemat

Övrigt om bilarna

Tanklocket sitter på passagerarsidan vid bakre hjulhuset. Se till att locket låses och luckan är stängd.
Bilen har automatiskt halvljus. Vill du att instrumentbelysningen ska lysa på dagtid, t ex om du kör i en tunnel, måste du vrida på ljusreglaget. Då får du även tillgång till helljuset.
Reservdäck finns i bagageutrymmet. Om du behöver byta däck måste du meddela detta direkt till bilvårdsansvarig.

Några ord från leverantören Seat om den nya bilen

  1. När bilen tvättas eller om ni av annan anledning skall montera ned antennen så skall den först vridas ett par varv och sedan vinklas bakåt så att den ligger parallellt med biltaket bakåt. OBS! Försök inte att dra bort eller skruva av den, då går den sönder.
  2. Ett tryck på bilnyckeln betyder att alla dörrar låses upp. Särskild knapp för låsning och särskild knapp för endast bagageluckan. Efter några minuter låses bilen automatiskt igen och måste då låsas upp på nytt. Själva startnyckeln finns infälld i nyckelbrickan, tryck på knappen.
  3. Bilen låses under färd. För att öppna för någon passagerare måste man trycka på öppningsknappen på konsolen mellan framsätena eller när ni stannat dra i handtaget på dörren 1 gång i framsätet men två gånger i baksätet då det är barnsäkert. Bilen låser självklart upp sig vid krock. Alla sidorutor kan låsas med en knapp från förarsätets dörr.
  4. Lägg märke till backväxeln. Den ligger längst upp till vänster. Bilen har sex växlar.
  5. Backspeglar ställs in på konsolen mellan framsätena. Det går även att fälla in dem helt när man t.ex. behöver backa i trängt läge eller efter att du parkerat. Vrid bara på knappen.
  6. Att fälla ner baksätet görs i två moment: dra i öglan nere i sätet (alltså ingen knapp på ryggpartiet). Baksätena går även att skjuta framåt för att ge mer plats åt bagageutrymmet längst bak.
  7. När du använder bagageutrymmet tänk på att inte ställa väldigt tunga saker direkt på “första” våningen utan vik ihop mellanplattan så kommer du till botten i bagaget som tål mycket.
  8. Strömuttag för mobilladdare och DVD etc. finns i baksätet.
  9. Bilen är utrustad med farthållare, som gör det möjligt att hålla jämn fart på motorvägar. Den fungerar bränslebesparande. Läs handboken.
  10. Det finns ett stabilitetsprogram som samverkar med ABS för att förhindra sladdar och att hjulen låser sig som kallas ESP. Den ska vara på och endast stängas av vid speciella förhållanden när man kört fast i snö eller lera. Knappen ESP sitter mellan framsätena. Trycker du in knappen betyder det att du kopplat ur ESP och antisladdsystemet är avstängt.
  11. Bilen tankas med blyfri bensin 95 oktan.
  12. Bilbarnstol i framsätet är inte tillåtet, inte heller att koppla ur airbagarna. Bilbarnstolen går att fästa på båda sidor i bak.
  13. Bjurkell Bil, Gårdsfogdevägen 12-14, Bromma, står för service. Telefonnummer 08-25 23 00.

Den enda gång vi själva har anledning att öppna motorhuven är för att fylla på spolarvätska, eller för att kolla och eventuellt fylla på oljenivån.